Last updated / Última actualización: 27 October 2026
ENGLISH VERSION
1. Who we are and how to contact us
This Privacy Policy explains how personal data is handled when you use www.coolturer.com, contact Coolturer, make an enquiry, or arrange Coolturer’s advice and programme-management services.
The controller is Rubén Reyes Galera, a UK sole trader trading as Coolturer.
- Address: Lower Ground Floor, 32 Hyde Gardens, Eastbourne, East Sussex, BN21 4PT, United Kingdom.
- Email: info@coolturer.com.
Depending on the circumstances, processing is governed by the UK GDPR and the Data Protection Act 2018, the EU GDPR where it applies, and other applicable local laws, which may include Mexican personal data protection legislation.
2. What personal data we may collect
Depending on how you interact with Coolturer and the requirements of a programme, we may collect:
- Identity and contact details: name, email address, phone number, address, nationality and date of birth where needed for a booking.
- Student details: where the person making or paying for a booking is not the student, we may process information about both and distinguish between the payer or booker and the programme participant.
- Children’s data: information about a child, provided or authorised by their parent or legal guardian, limited to what is needed to handle an enquiry, booking or participation in a programme.
- Identity and travel documents: passport, identity card, visa or other travel or identity documents where needed for enrolment, travel or related procedures.
- Programme details: preferences, academic or language level, dates, requirements and other information needed to identify or manage a suitable programme.
- Payment and billing details: payer’s name, billing address, transfer references, invoices and information needed to record a payment. We do not store full payment-card details. Where card payments are available, an external provider processes them.
- Communications: information in messages sent by email, forms, WhatsApp, social media or other channels.
- Website usage data: technical information such as IP address, device and browser details and pages visited. This may be collected through cookies or analytics tools if enabled.
- Health, dietary, accessibility or other special-category data: only where strictly necessary for programme requirements, accommodation or insurance, and only where a valid legal condition applies. Where appropriate, we will ask for your explicit consent.
Information may reach Coolturer through different channels, including email, WhatsApp, Edvisor and work devices. We may also receive information from a parent or legal guardian, a person making or paying for a booking, or a school or other provider, where needed to handle the enquiry or programme. If you provide someone else’s data, you must ensure that they are given this Privacy Policy. A child’s data must be provided or authorised by their parent or legal guardian.
3. Why we use personal data and our legal bases
We use personal data for the following purposes:
- Handling enquiries and preparing or managing bookings, including providing advice, communicating with you, coordinating with schools and other providers, handling payments and arranging associated services. Our legal basis is taking steps at your request before entering into a contract or performing a contract with you.
- Managing payments, invoices and accounting records. Our legal basis is contract performance and, where applicable, compliance with legal obligations.
- Administering a programme and the student’s needs, including sharing necessary information with a school, provider or insurer for enrolment, participation, accommodation, travel or insurance. The legal basis depends on the service and may be contract performance, consent or another applicable legal basis.
- Protecting and improving our website and services, preventing fraud, keeping records and handling complaints. Where applicable, we rely on our legitimate interests, while considering your rights and interests.
- Marketing communications. Coolturer does not currently send a newsletter. If we send marketing communications in future, we will do so on a lawful basis, such as your consent where required. You can object to direct marketing or withdraw your consent at any time.
- Using non-essential cookies. We will seek your consent where required by law.
- Meeting legal obligations and responding to valid requests from authorities. Our legal basis is compliance with a legal obligation.
- Handling health or other special-category data. We will do so only where a valid legal condition applies and, where appropriate, with your explicit consent.
If the payer and student are different people, we may record the payer as the customer for invoicing and accounting purposes and the student as the programme participant. This does not make the payer the only data subject in relation to information about the student or their programme.
4. Who we share personal data with
We share personal data only to the extent needed for the purposes described in this Policy. Depending on the booking and payment method, recipients may include:
- The school or other programme provider with whom a programme is arranged, to manage enrolment and deliver the booked services.
- Insurers and insurance administrators, such as GuardMe, where insurance is arranged or managed.
- Payment providers and platforms, which may include Edvisor/EdWallet, TransferMate, Flywire, banks or Wise, depending on the booking and payment method.
- Professional and accounting service providers, such as Pandle, tax advisers and other professionals who help us meet accounting or legal obligations.
- Website hosting, email, analytics and IT support providers needed to operate and support the website and our services.
- Messaging and social media providers, such as WhatsApp and its relevant service providers, when you contact us through those channels.
- Public authorities, courts or regulators, where disclosure is required by law or a valid request.
Some recipients process personal data on Coolturer’s behalf. Others, including schools, insurers and payment providers, may act as independent controllers and have their own privacy policies. Coolturer does not sell personal data.
5. International transfers
Coolturer works with clients and providers in different countries. Personal data may therefore be transferred to, or accessible from, a country outside the UK or your country of residence, including countries where schools or providers are located, such as Spain, Mexico, the United States or Canada.
Where required by applicable law, we will use a valid adequacy decision or appropriate safeguards for a transfer. Depending on the transfer, these may include the UK International Data Transfer Agreement (IDTA), the UK Addendum to standard contractual clauses, or EU standard contractual clauses, with additional measures where necessary. If these safeguards cannot be used, a transfer will take place only where an exception permitted by applicable law applies.
You can request information about the safeguards applicable to a transfer by emailing info@coolturer.com.
6. How long we keep personal data
We keep personal data only for as long as needed for the purposes described in this Policy, to meet legal obligations and to deal with possible claims.
- Enquiry, client and booking information is kept while needed to manage the relationship and afterwards for any applicable legal, accounting, tax or claims-related period.
- Accounting and tax records are kept for the period required by applicable law. For UK self-employment records, this commonly means at least five years after the relevant 31 January tax return deadline, unless a longer period applies.
- Health, identity and travel documents are kept only for as long as needed for the relevant programme, booking or related legal requirements, unless a longer period is required by law or needed to deal with a claim.
- Marketing information is kept until you withdraw your consent or object to the relevant communications, as applicable.
- Analytics and cookie data is kept for the period set by the relevant provider and settings.
When information is no longer needed, we will securely delete it or anonymise it.
7. Your rights
Depending on the law that applies, you may have the right to:
- access your personal data;
- have inaccurate or incomplete data corrected;
- request erasure of your data;
- request restriction of processing;
- receive certain data in a structured format and, where applicable, have it transferred to another organisation;
- object to certain processing, including direct marketing; and
- withdraw consent where processing is based on consent. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing before consent was withdrawn.
To exercise your rights, email info@coolturer.com. We may need to verify your identity before dealing with your request. These rights are subject to legal conditions and exceptions.
If you are in the UK, you can complain to the Information Commissioner’s Office (ICO) at ico.org.uk. If you are in Spain, you can contact the Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). You may also contact the data protection authority in your country of residence.
A parent or legal guardian may exercise rights concerning a child’s data in accordance with applicable law and the child’s age and capacity.
8. Cookies
Cookies are small files that may be stored on your device when you visit a website. Some are necessary for the website’s basic operation and security. Others, such as analytics or advertising cookies, are non-essential and may be used to measure website use or personalise content.
We will request consent before using non-essential cookies where required by law. Where available, you can manage your preferences through the website’s cookie notice or settings panel, and you can also manage or block cookies through your browser. Blocking some cookies may affect website functions.
The specific analytics tools and cookies used on the website are being verified. A separate cookie notice may provide details of the cookies in use and how to manage them.
9. Security
We take reasonable technical and organisational steps to protect personal data against unauthorised access, loss, misuse or disclosure, and limit access to people who need it for their work.
Data may be processed or stored in work tools and devices, including the business computer, email, Edvisor and messaging apps such as WhatsApp, where clients may send documents. We keep it only for as long as needed to manage the enquiry, booking or programme and use reasonable protections, such as passwords and device security, and delete information that is no longer needed. We recommend that you do not send especially sensitive information through WhatsApp unless it is needed to manage your programme.
No method of transmission or storage can guarantee absolute security. If a personal data breach occurs, we will act and notify the relevant parties where required by law.
10. Changes to this Privacy Policy
We may update this Policy to reflect changes to our services, the way we handle personal data or applicable law. We will publish the updated version on the website and show its latest update date.
11. Languages
This Policy is available in English and Spanish and may be translated into other languages to make it easier to understand. If versions differ, the English version prevails to the extent permitted by law. This does not limit our duty to provide clear and understandable information or your mandatory rights under the law that applies in your country.
12. Contact
For questions about this Policy or how we handle personal data, contact:
Rubén Reyes Galera trading as Coolturer
Lower Ground Floor, 32 Hyde Gardens
Eastbourne, East Sussex, BN21 4PT
United Kingdom
Email: info@coolturer.com
VERSIÓN EN ESPAÑOL
1. Quiénes somos y cómo contactarnos
Esta Política de privacidad explica cómo tratamos los datos personales cuando utilizas www.coolturer.com, contactas con Coolturer, realizas una consulta o contratas los servicios de asesoramiento y gestión de programas de Coolturer.
El responsable del tratamiento es Rubén Reyes Galera, empresario individual en el Reino Unido que opera bajo el nombre comercial Coolturer.
- Dirección: Lower Ground Floor, 32 Hyde Gardens, Eastbourne, East Sussex, BN21 4PT, Reino Unido.
- Correo electrónico: info@coolturer.com.
Según las circunstancias, el tratamiento se rige por el UK GDPR y la Data Protection Act 2018, el RGPD de la UE cuando sea aplicable y otras leyes locales aplicables, que pueden incluir la legislación mexicana sobre protección de datos personales.
2. Qué datos personales podemos recopilar
Según cómo interactúes con Coolturer y los requisitos de un programa, podemos recopilar:
- Datos de identidad y contacto: nombre, correo electrónico, número de teléfono, dirección, nacionalidad y fecha de nacimiento cuando sea necesaria para una reserva.
- Datos del estudiante: si quien realiza o paga la reserva no es el estudiante, podemos tratar información de ambas personas y distinguir entre quien paga o realiza la reserva y quien participa en el programa.
- Datos de menores: información sobre un menor, facilitada o autorizada por su padre, madre o tutor legal, limitada a lo necesario para gestionar una consulta, reserva o participación en un programa.
- Documentos de identidad y viaje: pasaporte, documento de identidad, visado u otros documentos de viaje o identidad cuando sean necesarios para la inscripción, el viaje o trámites relacionados.
- Datos del programa: preferencias, nivel académico o de idioma, fechas, requisitos y otra información necesaria para encontrar o gestionar un programa adecuado.
- Datos de pago y facturación: nombre de quien paga, dirección de facturación, referencias de transferencias, facturas e información necesaria para registrar un pago. No almacenamos los datos completos de tarjetas de pago. Cuando se admiten pagos con tarjeta, los procesa un proveedor externo.
- Comunicaciones: información incluida en mensajes enviados por correo electrónico, formularios, WhatsApp, redes sociales u otros canales.
- Datos de uso del sitio web: información técnica como dirección IP, datos del dispositivo y del navegador y páginas visitadas. Estos datos pueden recopilarse mediante cookies o herramientas de analítica, si están habilitadas.
- Datos de salud, dieta, accesibilidad u otras categorías especiales: solo cuando sean estrictamente necesarios para los requisitos del programa, el alojamiento o el seguro, y cuando exista una condición legal válida. Cuando corresponda, solicitaremos tu consentimiento explícito.
La información puede llegar a Coolturer a través de distintos canales, incluidos el correo electrónico, WhatsApp, Edvisor y dispositivos de trabajo. También podemos recibir información de un padre, madre o tutor legal, de quien realiza o paga una reserva, o de una escuela u otro proveedor, cuando sea necesario para gestionar la consulta o el programa. Si facilitas datos de otra persona, debes asegurarte de que reciba esta Política de privacidad. Los datos de un menor deben ser facilitados o autorizados por su padre, madre o tutor legal.
3. Por qué utilizamos los datos personales y bases legales
Utilizamos los datos personales para los siguientes fines:
- Atender consultas y preparar o gestionar reservas, lo que incluye asesorarte, comunicarnos contigo, coordinarnos con escuelas y otros proveedores, gestionar pagos y organizar servicios asociados. La base legal es la adopción de medidas a petición tuya antes de celebrar un contrato o la ejecución de un contrato contigo.
- Gestionar pagos, facturas y registros contables. La base legal es la ejecución del contrato y, cuando corresponda, el cumplimiento de obligaciones legales.
- Administrar un programa y las necesidades del estudiante, incluida la comunicación de información necesaria a una escuela, proveedor o aseguradora para la inscripción, participación, alojamiento, viaje o seguro. La base legal depende del servicio y puede ser la ejecución del contrato, el consentimiento u otra base legal aplicable.
- Proteger y mejorar el sitio web y nuestros servicios, prevenir el fraude, mantener registros y gestionar reclamaciones. Cuando corresponda, nos basamos en nuestros intereses legítimos, teniendo en cuenta tus derechos e intereses.
- Comunicaciones de marketing. Actualmente Coolturer no envía boletines informativos. Si en el futuro enviamos comunicaciones de marketing, lo haremos con una base legal válida, como tu consentimiento cuando sea necesario. Puedes oponerte al marketing directo o retirar tu consentimiento en cualquier momento.
- Utilizar cookies no esenciales. Solicitaremos tu consentimiento cuando lo exija la ley.
- Cumplir obligaciones legales y responder a solicitudes válidas de las autoridades. La base legal es el cumplimiento de una obligación legal.
- Tratar datos de salud u otras categorías especiales. Solo lo haremos cuando exista una condición legal válida y, cuando corresponda, con tu consentimiento explícito.
Si quien paga y el estudiante son personas distintas, podemos registrar a quien paga como cliente a efectos de facturación y contabilidad, y al estudiante como participante del programa. Esto no convierte a quien paga en el único titular de los datos relativos al estudiante o a su programa.
4. Con quién compartimos los datos personales
Compartimos datos personales solo en la medida necesaria para los fines descritos en esta Política. Según la reserva y el método de pago, los destinatarios pueden incluir:
- La escuela u otro proveedor del programa con quien se organiza el programa, para gestionar la inscripción y prestar los servicios reservados.
- Aseguradoras y administradores de seguros, como GuardMe, cuando se organice o gestione un seguro.
- Proveedores y plataformas de pago, que pueden incluir Edvisor/EdWallet, TransferMate, Flywire, bancos o Wise, según la reserva y el método de pago.
- Proveedores de servicios profesionales y contables, como Pandle, asesores fiscales y otros profesionales que nos ayudan a cumplir obligaciones contables o legales.
- Proveedores de alojamiento web, correo electrónico, analítica y soporte informático necesarios para operar y mantener el sitio web y nuestros servicios.
- Proveedores de mensajería y redes sociales, como WhatsApp y sus proveedores de servicios pertinentes, cuando nos contactes por esos canales.
- Autoridades públicas, tribunales u organismos reguladores, cuando la ley o una solicitud válida exijan comunicar los datos.
Algunos destinatarios tratan los datos personales por cuenta de Coolturer. Otros, como escuelas, aseguradoras y proveedores de pagos, pueden actuar como responsables independientes y tener sus propias políticas de privacidad. Coolturer no vende datos personales.
5. Transferencias internacionales
Coolturer trabaja con clientes y proveedores de distintos países. Por ello, los datos personales pueden transferirse a países distintos del Reino Unido o de tu país de residencia, o ser accesibles desde ellos, incluidos países donde se encuentran escuelas o proveedores, como España, México, Estados Unidos o Canadá.
Cuando lo exija la legislación aplicable, utilizaremos una decisión de adecuación válida o garantías adecuadas para la transferencia. Según el caso, estas pueden incluir el acuerdo internacional de transferencia de datos del Reino Unido (IDTA), el complemento del Reino Unido a las cláusulas contractuales tipo o las cláusulas contractuales tipo de la UE, junto con medidas adicionales cuando sean necesarias. Si no pueden utilizarse estas garantías, la transferencia solo tendrá lugar cuando exista una excepción permitida por la legislación aplicable.
Puedes solicitar información sobre las garantías aplicables a una transferencia escribiendo a info@coolturer.com.
6. Cuánto tiempo conservamos los datos personales
Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta Política, cumplir obligaciones legales y atender posibles reclamaciones.
- La información de consultas, clientes y reservas se conserva mientras sea necesaria para gestionar la relación y, después, durante los plazos legales, contables, fiscales o relacionados con posibles reclamaciones que correspondan.
- Los registros contables y fiscales se conservan durante el plazo exigido por la legislación aplicable. Para los registros de trabajadores por cuenta propia en el Reino Unido, esto suele significar al menos cinco años después del plazo fiscal correspondiente del 31 de enero, salvo que se aplique un plazo más largo.
- Los datos de salud y los documentos de identidad y viaje se conservan solo durante el tiempo necesario para el programa, la reserva o los requisitos legales relacionados, salvo que la ley exija conservarlos durante más tiempo o sea necesario para atender una reclamación.
- La información de marketing se conserva hasta que retires tu consentimiento o te opongas a las comunicaciones correspondientes, según proceda.
- Los datos de analítica y cookies se conservan durante el periodo establecido por el proveedor correspondiente y la configuración aplicable.
Cuando la información deje de ser necesaria, la eliminaremos de forma segura o la anonimizaremos.
7. Tus derechos
Según la legislación aplicable, puedes tener derecho a:
- acceder a tus datos personales;
- corregir datos inexactos o incompletos;
- solicitar la eliminación de tus datos;
- solicitar la limitación del tratamiento;
- recibir determinados datos en un formato estructurado y, cuando corresponda, solicitar que se transmitan a otra organización;
- oponerte a determinados tratamientos, incluido el marketing directo; y
- retirar tu consentimiento cuando el tratamiento se base en él. La retirada no afecta a la licitud del tratamiento anterior a que lo retiraras.
Para ejercer tus derechos, escribe a info@coolturer.com. Es posible que necesitemos verificar tu identidad antes de tramitar la solicitud. Estos derechos están sujetos a las condiciones y excepciones previstas por la ley.
Si resides en el Reino Unido, puedes presentar una reclamación ante la Information Commissioner’s Office (ICO) en ico.org.uk. Si resides en España, puedes contactar con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). También puedes dirigirte a la autoridad de protección de datos de tu país de residencia.
El padre, la madre o el tutor legal puede ejercer los derechos relativos a los datos de un menor de acuerdo con la legislación aplicable y la edad y capacidad del menor.
8. Cookies
Las cookies son pequeños archivos que pueden almacenarse en tu dispositivo cuando visitas un sitio web. Algunas son necesarias para el funcionamiento básico y la seguridad del sitio. Otras, como las cookies de analítica o publicidad, no son esenciales y pueden utilizarse para medir el uso del sitio web o personalizar contenidos.
Solicitaremos tu consentimiento antes de utilizar cookies no esenciales cuando lo exija la ley. Cuando esté disponible, podrás gestionar tus preferencias mediante el aviso o panel de configuración de cookies del sitio web; también puedes gestionar o bloquear cookies desde tu navegador. Bloquear algunas cookies puede afectar a determinadas funciones del sitio.
Se están verificando las herramientas de analítica y las cookies concretas utilizadas en el sitio web. Un aviso de cookies separado podrá incluir información sobre las cookies utilizadas y cómo gestionarlas.
9. Seguridad
Adoptamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, la pérdida, el uso indebido o la divulgación, y limitamos el acceso a quienes lo necesitan para su trabajo.
Los datos pueden tratarse o almacenarse en herramientas y dispositivos de trabajo, incluidos el ordenador del negocio, el correo electrónico, Edvisor y aplicaciones de mensajería como WhatsApp, donde los clientes pueden enviar documentos. Los conservamos solo durante el tiempo necesario para gestionar la consulta, reserva o programa y aplicamos medidas de protección razonables, como contraseñas y seguridad de los dispositivos, además de eliminar la información que ya no sea necesaria. Te recomendamos no enviar información especialmente sensible por WhatsApp salvo que sea necesaria para gestionar tu programa.
Ningún método de transmisión o almacenamiento puede garantizar una seguridad absoluta. Si se produce una violación de la seguridad de los datos personales, actuaremos y notificaremos a las personas u organismos correspondientes cuando lo exija la ley.
10. Cambios en esta Política de privacidad
Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en nuestros servicios, en la forma en que tratamos los datos personales o en la legislación aplicable. Publicaremos la versión actualizada en el sitio web e indicaremos la fecha de la última actualización.
11. Idiomas
Esta Política está disponible en inglés y español y puede traducirse a otros idiomas para facilitar su comprensión. Si las versiones difieren, prevalecerá la versión inglesa en la medida permitida por la ley. Esto no limita nuestra obligación de proporcionar información clara y comprensible ni tus derechos imperativos conforme a la legislación aplicable en tu país.
12. Contacto
Si tienes preguntas sobre esta Política o sobre cómo tratamos los datos personales, puedes contactar con:
Rubén Reyes Galera trading as Coolturer
Lower Ground Floor, 32 Hyde Gardens
Eastbourne, East Sussex, BN21 4PT
Reino Unido
Correo electrónico: info@coolturer.com
